GERENCIA DE COMPRAS Y SUMINISTROS

¿Qué es la gestión de compras?

La gestión de compras es el proceso de adquisición de artículos de proveedores externos. Es la gestión de compras, recepción, revisión y aprobación de órdenes de compra. La gestión de compras también incluye gestionar la relación con el proveedor.

La parte relacional de la gestión de compras es uno de los aspectos más importantes del proceso. Si bien cada paso en el proceso de compra es importante, sin una buena relación de trabajo, surgirán problemas. Cuanto mejor sea la relación entre la empresa y el proveedor, más fluida será la compra.

Hay que considerar la gestión de compras como algo más que comprar bienes y servicios. El proceso de compra ha incluido la investigación de materiales y fuentes, asegurándose de que los entregables lleguen a tiempo, inspeccionándolos para verificar su calidad y una gestión y contabilidad exhaustivas del inventario.

Beneficios de la Gestión de Compras

El dinero es el resultado final, y no prestar atención a estos aspectos de la gestión de compras tendrá un impacto negativo en el resultado final de una empresa. La gestión de compras lo ayudará con la gestión de adquisiciones al recopilar documentación para demostrar que sus ganancias son más altas de lo que está gastando.

Costos más bajos: los costos más bajos son el mayor beneficio que una empresa puede obtener de la gestión de compras. Esto incluye administrar su departamento de adquisiciones de manera más eficiente al obtener los mejores precios y condiciones. El departamento de compras también puede aprovechar las garantías y los descuentos que, de lo contrario, podrían pasar desapercibidos.

Riesgo reducido: la gestión de compras puede reducir el riesgo y mantener segura su cadena de suministro. Los riesgos se comparten con los proveedores y, potencialmente, podría transferir los riesgos a los proveedores que pueden manejarlos. El departamento de compras también puede identificar suministros clave y garantizar que la cadena de suministro sea segura.

Software: la tecnología puede contribuir aún más a su gestión de compras mediante el uso de software que identifique los problemas de la cadena de suministro y aumente la eficiencia.

Gestión de la cadena de suministro: La cadena de suministro es el flujo de bienes y servicios. La gestión de la cadena de suministro ayuda a las empresas a optimizar sus actividades del lado del suministro para ayudar a dar a los clientes el máximo valor. Esto les permite obtener una ventaja competitiva en el mercado, lo que conduce a un negocio más viable.

Gestión de inventario: la gestión de inventario consiste en controlar y supervisar las compras de una empresa. La gestión de compras lo ayuda a personalizar las aprobaciones para mejorar el stock de inventario al optimizar los procesos de control de inventario. Esto conduce a una mayor eficiencia y menores costos. La gestión de inventario Kanban es una forma de controlar esto.

Gestión de relaciones con proveedores (SRM): las relaciones son clave para la gestión de compras. Es una forma de encontrar beneficios tanto para la empresa como para los proveedores. Cuando los proveedores trabajan con empresas e invierten en relaciones a largo plazo, ambos resultan ganadores. Por lo tanto, la gestión de estas relaciones es fundamental. Los sistemas de gestión de compras mejoran las relaciones con los proveedores mediante el seguimiento y la conexión de su empresa con datos de existencias de inventario en tiempo real.

Gestión de calidad: la calidad también se beneficia al establecer niveles de rendimiento objetivo para la calidad y realizar un seguimiento de ellos para asegurarse de que se cumplan. Métricas como la durabilidad y la puntualidad de la entrega pueden mejorar la calidad general de los productos.

Pasos del ciclo de compras

A lo largo del ciclo de compra, las empresas determinarán los requisitos, investigarán a los proveedores, realizarán análisis de valor, tendrán un proceso de revisión, monitorearán y evaluarán el pedido y más.

Los siete pasos del proceso de compra incluyen lo siguiente.

1. Crear una solicitud de compra

La solicitud de compra es un documento interno que se utiliza para comprar bienes o servicios. La solicitud de compra puede ser para operaciones comerciales o de fabricación. La solicitud de compra incluye el nombre y departamento de la persona que solicita los bienes o servicios, fecha de la solicitud, productos o servicios solicitados, descripción del artículo, cantidad y precio.

2. Aprobación del presupuesto

El presupuesto es el dinero asignado que se utiliza para comprar bienes o servicios. El presupuesto asegura que haya suficiente dinero destinado al artículo. Cuando se ha elaborado un presupuesto para la compra, se debe presentar a los gerentes con autoridad para aprobar la compra.

3. Cree una RFP

La solicitud de propuesta describe el trabajo y solicita ofertas de proveedores para bienes o servicios relacionados con la propuesta. No todos los procesos de gestión de compras incluyen una RFP, pero son una buena manera de estandarizar la relación con los proveedores y obtener el mejor precio por la máxima calidad.

4. Selección de proveedores

Después de recibir las RFP, deberá seleccionar un proveedor. Tener un cuadro de mando de selección de proveedores puede ayudarlo a reducir sus opciones al detallar las características, la alineación estratégica, las políticas comerciales y cualquier restricción con la que trabajará o no. Una vez que tenga un proveedor adecuado que responda a su RFP con costo, tiempo y calidad que cumpla con sus criterios, puede negociar, lo que lo llevará al siguiente paso.

5. Crear una orden de compra

Una vez que tenga un proveedor que acepte sus términos, es hora de crear una orden de compra (PO). La orden de compra es un documento vinculante del comprador al vendedor. La diferencia entre una orden de compra y una solicitud de compra es que esta última es un contrato. La empresa se compromete a realizar una compra al proveedor tal como se indica en la orden de compra. La orden de compra la crea la empresa, se realiza antes de la compra, establece lo que se necesita e incluye los detalles de pago propuestos.

6. Aprobación de facturas

Después de verificar la orden de compra para asegurarse de que coincida con su RFP y cualquier otro documento relacionado con la compra, como solicitudes de compra, recibos, etc., y de definir cualquier excepción para asegurarse de que no falte información vital, puede traer la orden de compra para gestionar la obtención de las aprobaciones necesarias.

7. Aprobación del contrato

Un contrato con un proveedor puede ser a largo plazo o para un número determinado de suministros. De cualquier manera, debe revisar el contrato y asegurarse de que todas las partes estén de acuerdo con los términos. Es mejor tener un contrato estandarizado para agilizar este proceso. Antes de aprobar, revíselo cuidadosamente, ya que una vez firmado, este es un documento legalmente vinculante.

Estrategias de compra y mejores prácticas

Tener una estrategia de compra lo ayuda a tomar decisiones de compra más efectivas y entregar productos de calidad a tiempo con términos mutuamente aceptables. Hay una serie de estrategias de compra que las empresas pueden emplear para obtener estos beneficios.

Una es la adquisición de una sola fuente, que es cuando una empresa contrata una sola fuente para la adquisición. Esto requiere un proveedor con excelente servicio que se dedique a la relación. En su mayoría, encontrará este tipo de estrategia al comprar suministros de oficina.

Un ciclo de compras es cuando una empresa hace un pedido a un grupo de proveedores regulares, pero subcontrata compras ad-hoc más grandes. Las subastas de adquisiciones se utilizan en proyectos a corto plazo para obtener el mejor precio. Sin embargo, al tratar con proveedores, existen varias estrategias básicas que se aplican a todas las mejores prácticas de adquisición.

Finalmente, puede trabajar con proveedores que le brinden los mejores términos y precios y construir una relación sólida. Los métodos de calidad total (TQM) requieren que los proveedores proporcionen una calidad cada vez mejor. Pero no importa cuál elija, se debe aplicar un programa de gestión de riesgos cuando se trata de cualquier cadena de suministro.

¿Qué es la gestión de suministros?

El término gestión de suministros se refiere al acto de identificar, adquirir y gestionar recursos y proveedores que son esenciales para las operaciones de una organización. También conocida como adquisición, la gestión de suministros incluye la compra de bienes físicos, información, servicios y cualquier otro recurso necesario que permita a una empresa continuar operando y creciendo.

Comprensión de la gestión de suministros

La mayoría de la gente considera la gestión de la cadena de suministro como la forma en que las corporaciones compran materias primas y productos terminados. Pero la gestión del suministro es más que simplemente comprar productos y contratar servicios. Es un proceso comercial sistemático que va más allá de la adquisición para incluir la coordinación de la logística previa a la producción y la gestión del inventario, junto con el presupuesto, los empleados y otra información clave para que el negocio funcione sin problemas.

Los objetivos principales dentro de la gestión de suministros son el control de costos, la asignación eficiente de recursos, la gestión de riesgos y la recopilación efectiva de información para ser utilizada en decisiones comerciales estratégicas.

La supervisión y gestión de proveedores y sus contribuciones a las operaciones de una empresa, por ejemplo, debe ser de suma importancia. El personal de gestión de suministros dentro de una empresa o institución generalmente es responsable de lo siguiente:

Identificar, obtener, negociar y adquirir un servicio o bien que sea esencial para las operaciones en curso de una empresa de acuerdo con los deseos de los líderes y supervisores de la organización.

Formular una estrategia para desarrollar y mantener relaciones con los proveedores, y luego ejecutarla, así como responsabilizar a los proveedores.

Utilizar tecnología y procedimientos que faciliten el proceso de adquisición

Considerando las teorías de la oferta y la demanda y qué influencia tienen en la gestión de la oferta

Consideraciones Especiales

Las divisiones de administración de suministros dentro de las grandes corporaciones pueden ser muy extensas, con presupuestos enormes y cientos de trabajadores. Su éxito generalmente se mide por la cantidad de dinero que pueden ahorrar a la empresa. La capacidad de una empresa para ejecutar los objetivos de gestión de suministro puede beneficiar directamente el precio de las acciones al aumentar métricas como los márgenes bruto y neto, el flujo de caja y el costo de los bienes vendidos (COGS).

Llevar a cabo una gestión de riesgos adecuada es igualmente importante para el éxito de una empresa. Por ejemplo, anticipar y mitigar el impacto de una interrupción inesperada en la entrega de un componente clave puede hacer que una empresa funcione sin problemas. Pero no tener en cuenta el riesgo en la cadena de suministro de una empresa puede significar un desastre.

Si bien es fácil entender cómo la gestión del suministro afecta directamente los resultados de un gran comprador o fabricante, la gestión del suministro es igual de importante para las empresas basadas en servicios. Internet, junto con amplias mejoras en las redes logísticas en todo el mundo, ha ayudado a convertir la gestión del suministro en un objetivo estratégico clave en la mayoría de las grandes empresas, capaz de ahorrar millones y aumentar la eficiencia en toda la empresa.

Gestión de suministros frente a gestión de la cadena de suministro

Los términos gestión de suministro y gestión de la cadena de suministro a veces se usan indistintamente. Pero hay una diferencia. La gestión de la cadena de suministro en realidad se refiere a la gestión de cómo fluyen los bienes y servicios a través del proceso de producción, desde la materia prima hasta los productos terminados que terminan en manos de los consumidores. Esto incluye el envío, la producción y la distribución de productos, bienes y servicios.

La gestión de la cadena de suministro requiere que los proveedores y los gerentes sean lo más eficientes posible. Esto significa que deben asegurarse de que las actividades se optimicen para que no haya escasez, los costos se mantengan bajos y las empresas puedan seguir siendo competitivas en el mercado.

Investigado por:

María Véronica Ferrer

HPS-193-00004V

C.I 30420680

Referencias:

https://blog.mercadoe.com/es/purchase-management2/